1、受控文件的整理、发放一般都由人力资源部来负责管控。
如果是其他部门要发放的文件，需要各部门提供原稿，如果是公司的制度，需要人力资源部起稿。调整内容之后，按照发放的文件格式排版。
2、文件完成后，需要与涉及的相关部门沟通，确定文件可行性，再交文件的发出部门审核，最后交给总经理审批。
3、审批完成后，在文件的首页写上发放的日期，并在文件的每页纸的背面盖上“受控文件”章，复印发放到各个相关部门，原稿存放在人力资源部存档。
4、发放文件到各个部门时，要求各部门接收人在《文件盒资料发放清单》上签收，并在对方的文件接收盒中的《记录清单》中记录好每次发放的文件。
5、可以不定期地检查部门文件的保存情况，并在《文件检查表》中记录检查情况。如果是确实的文件，首次是补发，然后是口头提醒，如果再次确实，部门出《改正通知单》。
6、如果是对已经发放的文件进行修改的，将修改的文件按以上流程审批操作，并重新发放，同时将旧文件回收，保持一段时间后，可定期销毁。
受控一定要盖受控章吗？
这个应该属于公司规定 内控文本资料，受控文件要求每一页都加盖，印章很内容很简单就是四个字——“受控文件”（红色），你本身向各个部门颁发的受控文件在文件的眉脚、页脚肯定会有你公司的名称，以及此文件的编号、编写人、审核、批准、日期、编号、页数等等（一开始编写这个文件的时候要有文件编号，所以到内控文件管理那里会建立电子的文件统一编排，以备内审和外审的检验和使用）（以上按照原来我在外企的时候文件是这么做的，所以这么回答，有误请指正，谢谢），受控的副本要注明受控到那个部门的，文件受控本身就是按照作业指导书要求让每个员工都按照受控文件上的操作指导要求去做，假如是产品质量，当出现问题的时候，可以按照这个文件要求追究相应部门责任。
机械设计图纸印章有？
图纸分类及相应印章：
1，用于生产时应加盖 “生产用图”“受控”印章；
2，试制产品图应加盖“试样用图” “受控”印章；
3，装配图纸应加盖“装配用图”“受控”印章；
4，旧图为最新修订图号以前的图纸，长期不列入生产用图因加盖“旧图”“作废”印章；
5，客户加工图是客户所提供的图纸，由技术部确认后，可在本公司内作为加工图使用的图纸，技术部确认后在图纸上加盖“客户加工图”印章，并签署确认人姓名及日期；
6，外协图纸应盖有“外协用图”“受控”印章；
7，工模夹具图发放图纸应加盖“工装用图”印章。所有图纸资料均应填写图名和图号，按规定会签，并加盖相应印章来料检验印章过程检验印章。一般工厂都应有：出厂检验印章， 生产用图印章， 装配用图印章， 外协用图印章， 首检印章， 作废印章， 出厂检验专用章印章， 旧图印章。